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Políticas de Administración de proveedores!

Introducción

HOOM ha establecido los presentes lineamientos bajo los cuales se deberán ejecutar las acciones de compra de productos y/o servicios, para garantizar la transparencia, óptima gestión y adecuada administración de los recursos asignados para esto; manteniendo una excelente relación comercial con nuestros proveedores a través del cumplimiento de los tiempos de entrega, plazos de pago y altos estándares de calidad del producto y/o servicios contratados.

Políticas de Proveedores

Cada vez que se requiera la compra de un producto y/o servicio, se deberá realizar una cotización con el fin de seleccionar aquellos proveedores que ofrezcan las mejores condiciones en cuanto a: precio, plazo de pago y calidad.

● Durante la negociación con los proveedores, deberá comunicarse a estos las políticas para entrega de facturas, pagos, condiciones y demás requisitos establecidos por HOOM.

● Todo nuevo proveedor seleccionado debe diligenciar el formato de Hoja de Vida de Proveedores, el cual debe venir acompañado de la documentación solicitada para su registro y creación como proveedor de la compañía.

● Todo proveedor de nuevo ingreso o que se encuentre vigente en la compañía, debe cumplir con los siguientes requisitos de documentación: Rut, cámara de comercio, certificación bancaria y pago de aportes (afiliación a la seguridad social integral, en caso de que este sea persona natural).

● Las facturas generadas por los proveedores se recibirán hasta el día 25 de cada mes y deberán tener fecha anterior al día 25, caso contrario estas no serán recibidas.

● HOOM realizará los pagos inmediatos a proveedores tales como: pagadurías, donaciones, servicios públicos, arriendos, pólizas de seguros, centrales de riesgo, proforenses y demás servicios ligados a la operación de la empresa.

● Los pagos de las facturas de los proveedores se realizarán de acuerdo al plazo estipulado por el proveedor (siempre y cuando la factura esté vencida) y a la disponibilidad de recursos de HOOM.

● Se realizará selección a todos los proveedores nuevos.

● Se deberá aplicar una evaluación semestral a los proveedores definidos de alto impacto dentro del listado de proveedores, teniendo en cuenta que se haya efectuado alguna compra a este proveedor dentro del período evaluado.

Políticas de Compras

Todas las compras deben estar respaldadas por una orden de compra emitida por el Responsable de Compras, ninguna otra persona está autorizada para realizar compras.

● Todas las facturas serán recibidas en la recepción, quien colocará el sello de RECIBIDO, luego son enviadas al Responsable de Compras, quien debe verificar que la factura esté correcta y cumpla con todos los requisitos establecidos por la empresa.

● Todas las órdenes de compra serán revisadas y aprobadas por la gerencia que solicitó la compra y/o servicio. Para rubros recurrentes (servicios públicos y arriendos), la Dirección Financiera y Tesorería realizará la aprobación.

● Para la aceptación de la factura enviada, esta debe venir sin errores y con todos los documentos que soporten la factura (remisión, orden de compra, aceptación del servicio, etc.)

La compra de los equipos se realizará a través de la tarjeta de crédito corporativa en las grandes superficies nacionales.

● La requisición de compra de un nuevo equipo deberá ser justificada por el trabajador quien lo requiera y autorizada vía correo electrónico directamente por el Jefe Inmediato, sin excepciones.

● El modelo y marca de equipo se comprará de acuerdo a las mejores opciones que ofrezca el mercado referente a costo vs beneficio. Se manejarán tres gamas:

Gama baja: Pantalla 12 pulgadas, liviana y pequeño, aplica para Asesores Comerciales.
Gama media: Core 5, 4gb de RAM, aplica para personal operativo y administrativo
Gama alta: Aplica para Directivos y se realizará la compra según sus necesidades

Seguridad de la Información

Tal y como se ha establecido, todo el personal externo que desarrolle labores para HOOM deberá cumplir con la Política de Seguridad de la Información para proveedores y contratistas. En caso de incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones, HOOM se reserva el derecho de veto sobre el personal externo que haya cometido la infracción, así como la adopción de las medidas sancionatorias que se consideren pertinentes con relación a la empresa contratada, y que pueden llegar a la resolución de los contratos que tenga vigentes con dicha empresa. Todo el personal que acceda a los sistemas de información de HOOM deberá seguir las siguientes normas de actuación:

● Proteger la información privada, semiprivada o sensible perteneciente o cedida por terceros a HOOM de toda revelación no autorizada, modificación, destrucción o uso incorrecto, ya sea accidental o no.

● Proteger todos los sistemas de información y redes de telecomunicaciones contra accesos o usos no autorizados, interrupciones de operaciones, destrucción, mal uso o robo.

● Para obtener el acceso a los activos de información será necesario disponer de un acceso autorizado.

● Será necesario conocer, aceptar y cumplir la presente Política antes de poder acceder a los activos de información de HOOM.

● Los proveedores o contratistas que tengan contacto con activos de información de HOOM, deberán firmar un Acuerdo de confidencialidad.

● El personal externo que tenga acceso a información de HOOM deberá considerar que dicha información, por defecto, tiene el carácter de Privada. Sólo se podrá considerar como información pública aquella información de HOOM a la que haya tenido acceso a través de los medios de difusión pública de información.

● Los proveedores o contratistas protegerán la información a la que tienen acceso, contra revelaciones no autorizadas o accidentales, modificación, destrucción o mal uso, cualquiera que sea el soporte en que se encuentre contenida esa información.

● Se guardará por tiempo indefinido la máxima reserva y no se emitirá al exterior información clasificada como privada, semiprivada o sensible en cualquier tipo de soporte, salvo que esté debidamente autorizado.

● Ningún proveedor o contratista en proyectos o trabajos puntuales deberá poseer, para usos no propios de su responsabilidad, material alguno o información propia o confiada a HOOM tanto ahora como en el futuro.

● En el caso de que, por motivos directamente relacionados con el trabajo, el empleado de la empresa proveedora de servicios entre en posesión de información confidencial contenida en cualquier tipo de soporte, deberá entenderse que dicha posesión es estrictamente temporal, con obligación de secreto y sin que ello le confiera derecho alguno de posesión, titularidad o copia sobre dicha información.

● Asimismo, el empleado de la empresa proveedora deberá devolver el o los soportes mencionados inmediatamente después de la finalización de las tareas que han originado el uso temporal de los mismos y, en cualquier caso, a la finalización de la relación de su empresa con HOOM.

● La utilización continuada de la información en cualquier formato o soporte distinta a la pactada y sin conocimiento de HOOM no supondrá, en ningún caso, una modificación de este punto.

Todas estas obligaciones continuarán vigentes tras la finalización de las actividades que el personal externo desarrolle para HOOM.